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Die kleine Kinder Kantine

Datenschutzerklärung für das Elternportal

Online-Bestellsystem für die Schulverpflegung

UnternehmenL&R Gastronomie GmbH
AnschriftNeuer Höltigbaum 2, 22143 Hamburg
GeschäftsführerRené Hölker
Datenschutzkontaktmail@diekleinekinderkantine.de
Telefon040 / 30 85 31 00

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

L&R Gastronomie GmbH, Neuer Höltigbaum 2, 22143 Hamburg, Deutschland. Vertreten durch den Geschäftsführer René Hölker. Telefon: 040 / 30 85 31 00, E-Mail: mail@diekleinekinderkantine.de

2. Datenschutzkontakt

Für Fragen zum Datenschutz, zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden: mail@diekleinekinderkantine.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht benannt.

3. Zweck des Elternportals

Wir betreiben unter der Marke Die kleine Kinderkantine ein Online-Bestellsystem für die Schulverpflegung. Über das Elternportal können Eltern bzw. Erziehungsberechtigte ein Konto anlegen, Kinderprofile verwalten, Essen bestellen oder stornieren, Rechnungen einsehen und Zahlungen abwickeln.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist erforderlich, um die Registrierung, Bestellung, Abrechnung, Zahlungsabwicklung, Planung, Zubereitung und Ausgabe der bestellten Mahlzeiten in der jeweiligen Schule durchführen zu können.

4. Welche Daten verarbeiten wir?

4.1 Daten der Eltern bzw. Erziehungsberechtigten

Im Rahmen der Registrierung und Nutzung des Elternportals verarbeiten wir insbesondere folgende Daten:

4.2 Daten der Kinder

Für die Bestellung und Ausgabe der Schulverpflegung verarbeiten wir insbesondere folgende Daten des Kindes:

4.3 Zahlungs- und Rechnungsdaten

Zur Abrechnung und Zahlungsabwicklung verarbeiten wir insbesondere:

Die vollständige Verarbeitung bestimmter Zahlungsdaten kann unmittelbar durch den jeweiligen Zahlungsdienstleister erfolgen.

5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

5.1 Registrierung, Verwaltung des Elternkontos und Bestellungen

Die Verarbeitung der Registrierungs-, Konto-, Kinder-, Bestell- und Abrechnungsdaten erfolgt zur Bereitstellung und Durchführung des Elternportals sowie zur Erfüllung der mit der Schulverpflegung verbundenen Leistungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung des Nutzungs- und Bestellverhältnisses erforderlich ist.

Soweit die Schule Vertragspartnerin der L&R Gastronomie GmbH ist und die Eltern über das Portal bestellen und bezahlen, erfolgt die Verarbeitung ebenfalls zur Durchführung der Schulverpflegung, der Bestellverwaltung und der Abrechnung.

5.2 Gesetzliche Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten

Bestimmte Daten, insbesondere Rechnungs-, Zahlungs- und Buchhaltungsdaten, verarbeiten wir zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

5.3 Berechtigte Interessen

Wir können personenbezogene Daten verarbeiten, soweit dies zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist und Ihre Interessen oder Grundrechte nicht überwiegen. Dies betrifft insbesondere:

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5.4 Allergien, Unverträglichkeiten und gesundheitsbezogene Angaben

Angaben zu Allergien, Unverträglichkeiten oder vergleichbaren gesundheitlichen Besonderheiten eines Kindes können Gesundheitsdaten darstellen. Diese Daten verarbeiten wir nur, wenn Sie uns diese Angaben freiwillig mitteilen und ausdrücklich in die Verarbeitung einwilligen. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich, um besondere Anforderungen bei der Essensbestellung, Planung, Zubereitung und Ausgabe berücksichtigen zu können. Rechtsgrundlage ist Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs. Ohne entsprechende Angaben kann eine sichere Berücksichtigung von Allergien, Unverträglichkeiten oder besonderen gesundheitlichen Anforderungen nicht gewährleistet werden.

6. Pflichtangaben und freiwillige Angaben

Für die Nutzung des Elternportals sind bestimmte Angaben erforderlich. Ohne diese Angaben können wir das Elternkonto nicht anlegen, Bestellungen nicht zuordnen, Essen nicht korrekt ausgeben oder Zahlungen nicht abwickeln. Erforderlich sind insbesondere:

Angaben zu Allergien, Unverträglichkeiten oder besonderen Ernährungshinweisen sind freiwillig. Wenn solche Angaben nicht gemacht werden, können wir diese bei der Essensplanung und Ausgabe nicht berücksichtigen.

7. Empfänger der Daten

Personenbezogene Daten werden nur an Empfänger weitergegeben, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Empfänger können insbesondere sein:

7.1 Interne Empfänger

Innerhalb der L&R Gastronomie GmbH erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Dazu gehören insbesondere:

7.2 Schule und Ausgabestelle

Zur Organisation und Durchführung der Essensausgabe können erforderliche Daten an die jeweilige Schule, das Schulsekretariat, zuständige Lehrkräfte oder das Ausgabepersonal übermittelt bzw. bereitgestellt werden. Dies betrifft insbesondere:

Ausgabelisten können digital oder in ausgedruckter Form bereitgestellt werden. Wir achten darauf, dass nur die jeweils erforderlichen Informationen enthalten sind.

7.3 Steuerberater und Behörden

Rechnungs-, Zahlungs- und Buchhaltungsdaten können an unseren Steuerberater sowie an Behörden übermittelt werden, soweit dies zur Erfüllung steuerlicher, handelsrechtlicher oder sonstiger gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

7.4 Zahlungsdienstleister

Für die Zahlungsabwicklung nutzen wir Zahlungsdienstleister, insbesondere:

Bei Auswahl einer Zahlungsart werden die für die Zahlung erforderlichen Daten an den jeweiligen Zahlungsdienstleister übermittelt. Der Zahlungsdienstleister verarbeitet bestimmte Daten eigenverantwortlich oder als Dienstleister im Rahmen der Zahlungsabwicklung. Bitte beachten Sie auch die Datenschutzhinweise des jeweiligen Zahlungsdienstleisters.

7.5 IT-, Hosting- und E-Mail-Dienstleister

Für Betrieb, Hosting, technische Bereitstellung und E-Mail-Versand setzen wir Dienstleister ein, insbesondere:

Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, schließen wir mit diesen Dienstleistern Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO.

Einige dieser Dienstleister — insbesondere Vercel (Hosting) und Resend (E-Mail-Versand) — haben ihren Sitz in den USA bzw. können personenbezogene Daten auch außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. In diesen Fällen stellen wir durch geeignete Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO ein angemessenes Datenschutzniveau sicher, insbesondere durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln und, soweit der jeweilige Anbieter daran teilnimmt, durch das EU-U.S. Data Privacy Framework.

8. Hosting und technische Bereitstellung

Unser Elternportal wird technisch über Server- und Hostingdienstleistungen bereitgestellt. Dabei werden bei Aufruf und Nutzung des Portals technisch erforderliche Daten verarbeitet, zum Beispiel:

Diese Verarbeitung ist erforderlich, um das Portal sicher und funktionsfähig bereitzustellen, Missbrauch zu verhindern und technische Fehler zu analysieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

9. E-Mail-Kommunikation und Bestätigungs-E-Mails

Im Rahmen der Registrierung und Nutzung des Elternportals senden wir Ihnen transaktionsbezogene E-Mails, insbesondere:

Diese E-Mails sind erforderlich, um das Elternkonto und die Bestellabwicklung bereitzustellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

10. Cookies und ähnliche Technologien

Unser Elternportal verwendet technisch erforderliche Cookies oder vergleichbare Technologien, um die Anmeldung, Sitzung, Sicherheit und Funktionsfähigkeit des Portals zu ermöglichen. Hierzu können insbesondere Session-Cookies oder Login-Cookies gehören.

Wir setzen nach aktuellem Stand keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Tools wie Google Analytics, Matomo, Plausible oder vergleichbare Dienste ein. Technisch erforderliche Cookies sind notwendig, damit der ausdrücklich gewünschte digitale Dienst bereitgestellt werden kann. Eine gesonderte Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich.

Sollten künftig Analyse-, Statistik- oder Marketing-Tools eingesetzt werden, werden wir diese Datenschutzerklärung entsprechend anpassen und, soweit erforderlich, eine gesonderte Einwilligung einholen.

11. Zahlungsabwicklung mit Stripe

Wenn Sie eine Zahlung über Stripe nutzen, werden die für die Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten an Stripe übermittelt. Dazu können je nach Zahlungsart insbesondere gehören:

Stripe kann personenbezogene Daten auch in eigener Verantwortung verarbeiten. Zudem kann es bei global tätigen Zahlungsdienstleistern zu einer Verarbeitung in Ländern außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums kommen. Stripe stellt hierfür nach eigenen Angaben geeignete Datenschutzmechanismen bereit. Bitte beachten Sie ergänzend die Datenschutzhinweise von Stripe.

12. SEPA-Lastschrift und Überweisung

Bei Zahlung per SEPA-Lastschrift verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Bank- und Mandatsdaten, insbesondere:

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung der Zahlung und Abrechnung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei Zahlung per Überweisung verarbeiten wir die im Rahmen der Überweisung übermittelten Daten, insbesondere Name, Betrag, Verwendungszweck und Zahlungsstatus.

13. Ausgabelisten in der Schule

Zur korrekten Ausgabe der bestellten Mahlzeiten erstellen wir Ausgabelisten pro Schule, Klasse oder Ausgabestelle. Diese Listen können digital angezeigt oder ausgedruckt werden. Die Ausgabelisten enthalten nur die Daten, die für die Essensausgabe erforderlich sind, insbesondere:

Ausgabelisten sind vertraulich zu behandeln und dürfen nur von berechtigten Personen eingesehen werden.

14. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

14.1 Elternkonto und Kinderprofile

Das Elternkonto und die zugehörigen Kinderprofile bleiben grundsätzlich gespeichert, solange das Konto aktiv genutzt wird oder zur Durchführung der Schulverpflegung erforderlich ist. Eltern können die Löschung ihres Kontos oder einzelner Kinderprofile verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe einer Löschung entgegenstehen. Wenn ein Kind die Schule verlässt, können die Eltern das entsprechende Kinderprofil löschen lassen bzw. die Löschung beantragen.

14.2 Bestellungen

Bestellungen bleiben im Elternkonto sichtbar, solange das Konto aktiv ist und die Anzeige zur Nachvollziehbarkeit von Bestellungen, Abrechnung und Zahlungen erforderlich ist. Wir behalten uns vor, ältere Bestelldaten zu archivieren, zu anonymisieren oder zu löschen, soweit sie für den laufenden Betrieb nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

14.3 Rechnungen, Zahlungs- und Buchhaltungsdaten

Rechnungen, Zahlungsdaten und Buchhaltungsunterlagen speichern wir entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, soweit keine weiteren berechtigten Gründe für eine Speicherung bestehen.

14.4 Gesundheitsbezogene Angaben

Angaben zu Allergien, Unverträglichkeiten oder vergleichbaren gesundheitlichen Besonderheiten speichern wir nur, solange sie für die sichere Essensbestellung, Zubereitung und Ausgabe erforderlich sind oder bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen. Nach Widerruf der Einwilligung werden diese Angaben gelöscht, soweit keine gesetzlichen Pflichten oder zwingenden berechtigten Gründe entgegenstehen.

15. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen. Hierzu gehören insbesondere:

Bitte beachten Sie, dass eine Datenübertragung im Internet nie vollständig risikofrei ist.

16. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

17. Keine Werbung und kein Tracking

Wir nutzen die im Elternportal verarbeiteten Daten nicht für Werbezwecke, Profilbildung oder Marketing-Tracking. Sollten wir künftig Newsletter, Werbung oder Marketingkommunikation anbieten, erfolgt dies nur auf Grundlage einer gesonderten Einwilligung oder einer anderen zulässigen Rechtsgrundlage.

18. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden: mail@diekleinekinderkantine.de

19. Widerspruchsrecht

Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Wir verarbeiten die betreffenden Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche.

20. Widerruf von Einwilligungen

Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dies betrifft insbesondere die Verarbeitung von Angaben zu Allergien, Unverträglichkeiten oder vergleichbaren gesundheitlichen Besonderheiten. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die bis zum Widerruf erfolgt ist.

21. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt. Zuständig für Hamburg ist insbesondere der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit. Sie können sich aber auch an jede andere zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.

22. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich rechtliche, technische oder organisatorische Änderungen ergeben. Die jeweils aktuelle Fassung ist im Elternportal abrufbar.